Vertriebsstrategie & -aufbau im Startup und Mittelstand

Gründungsgeschichte, Mission, Vision

Zu Beginn der Vertriebsstrategie ist es sinnvoll den Startpunkt der Unternehmens “die Gründungsgeschichte” für alle Mitarbeiterinnen fest zu halten. Außerdem legen wir das fest, wo das Unternehmen hinsteuert (Vision). Diese zwei Punkte werden durch die Spielregeln / das Leitbild verbunden (die Mission).  

Denn wenn das Ziel klar ist, dann werden die vielen anstehenden Entscheidungen besser und schneller getroffen.

Warum die Gründungsgeschichte, Mission & Vision festlegen?

1 – Entscheidungshilfe für Geschäftsführung

• bei schwierigen Situation oder Strategieentscheidungen
• einen Anker und Nordpunkt für die Unternehmensentwicklung zu erhalten

2 – Grundlage für Unternehmensziele

• Das große Ziel in kleinere Einheiten runterbrechen
• Jahresziele, Quartalsziele etc. 

3- Identifikation der MitarbeiterInnen

• es den MitarbeiterInnen leichter machen sich mit dem Unternehmen zu identifizieren
• Klarheit bei Themen die oft nicht greifbar sind
• gelebte Werte, Herkunft, Tradition können, richtig angewendet sehr wirkungsvoll sein
• Motivation fördern, weil man Teil eines Ganzen ist 

Erfahre mehr was es bei der Erstellung der Unternehmensmission und Unternehmensvision zu beachten gibt. 

Der Nutzen der Firma

Der Nutzen beantwortet die Frage des Kunden: “Was habe ich als Kunde davon, wenn ich bei Deinem Unternehmen kaufe?” 

Kürzer ausgedrückt:: 

• Welches Problem wird gelöst?
• Welches Bedürfnis erfüllt?

Dieser Hauptnutzen des Unternehmens ist für unzählige Argumentation im Vertrieb wichtig und wird die Abschlussrate des Sales Teams erhöhen

Struktur und Kosten im Vertrieb

Ziel ist es, einen Überblick über Struktur unseres Vertriebs zu erhalten und eine Budget  zu ermitteln für die unterschiedlichen Faktoren.

Organigramm im Unternehmen

Das Organigramm bildet unsere Organisationsstruktur visuell ab. 

Das Organigramm schafft Klarheit und Struktur in Deinem Unternehmen.

Warum ist eine Organisationsstruktur überhaupt wichtig? 

Die Organisationsstruktur ist für jedes Unternehmen wichtig, um Orientierung und Klarheit bei spezifischen Fragen im Hinblick auf Personal und Verantwortlichkeiten zu geben. Sie bietet prinzipiell allen Mitarbeitern, ob im Onboarding oder schon lange im Unternehmen, eine Orientierungshilfe, indem sie die offiziellen Berichtsbeziehungen zeigt.

Es wird nie den perfekten Zeitpunkt geben ein Organigramm einzuführen oder eine Unternehmensstruktur zu verändern. Ein Unternehmensstruktur  ist lebendig und verändert sich, somit auch das Organigramm. 

Factful Tipp: Lieber früh ein OrgChart einführen als zu spät

Wie viel Direct Reports sind ideal?

Basierend auf einer Studie in den Fortune 500-Unternehmen hat sich die Anzahl der Direct Reports der CEOs in den letzten zwei Jahrzehnten verdoppelt.

Der größte Teil des Anstiegs ist auf die wachsende Präsenz von funktionalen Spezialisten am zurückzuführen, die direkt an den CEO berichten.

Factful Empfehlung: Headcount je Bereich zwischen 7-10 Leuten zu halten.

Das untere Ende der Skala bewegt sich bei 5 Personen, die in einem Berichtsbereich sein sollten. Ab 10 Personen müssen die Reportings und Prozesse schon sehr standardisiert sein, um dem Manager die Möglichkeit zu geben die Arbeit noch kontrollieren und die MitarbeiterInnen Unterstützung zu können. Oberes Ende sollte generell bei 15 direct reports liegen. Dort wäre zum Beispiel an ein Call Center zu denken bei dem alle Abläuft vollkommen strukturiert und mit Zahlen messbar sind. 

Was kostet ein Mitarbeiter pro Stunde?

Es ist extrem wichtig, dass die Unternehmensleitung und das Management genau versteht, wie viel ein Mitarbeiter pro Tag kostet. Oft sehen wir von Factful hier Verzerrungen, weil wichtige Faktoren nicht mit berücksichtigt werden. Auf das Bruttogehalt müssen noch die Einflussfaktoren mit berechnet werden:

• + 21,5% Arbeitgeber-Nebenkosten
• + Urlaub
• + Krankheit
• + Feiertage

Dafür haben wir von Factful einen Personalkostenrechner entwickelt, in dem Du die Positionen in Deinem Unternehmen anlegen kannst und die Einflussfaktoren beliebig verändern kannst. 

Folgende Fragestellungen bzgl. Personalkosten geben in der Regel wichtige Erkenntnisse für unsere Kunden:

• Was kostet meine Vertriebsleitung pro Stunde? Pro Tag?
• Wie ist der Unterschied zw. Junior & Senior Sales Manager?
• Was kostet eine Stunde der Geschäftsführung?

Diese Personalkosten sind mit dem Factful Vertriebsprozess Kostenrechner verbunden. Das Thema Vertriebsprozess findest Du im Verlauf.

Wie hoch sind die Kosten für ein Meeting?

In einigen Unternehmen sind es zu viele und in anderen zu wenig Meetings. Das ideale Maß zu finden ist sehr schwer, aber es lohnt sich absolut es zu versuchen. Denn: Kommunikation ist essentiell, damit die Informationen fließen und sich das Unternehmen bestmöglich entwickelt. 

An diesem Punkt in der Vertriebsstrategie halten wir fest, wie viele Kosten generell, pro Meeting oder auch auf den verschiedenen Positionen anfallen. 

Berechne doch mal Deine Meetingkosten und Trainings in unserem kostenlosen Meetingkosten Rechner. 

Weißt Du was Dein Vertriebsmeeting kostet?

Tipp: Klare Meeting Struktur & Time boxing einführen:

Deshalb hat jedes Meeting bei genau diese Themen. Außerdem haben wir das sog. time boxing eingeführt.  Wenn wir nicht durchkommen. Dann gibt es ein Followup Termin.

Die Kosten meiner Software im Vertrieb

Hier wird die Technologie umrissen, die erforderlich ist, um Verkaufsteams bei der effizienten Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Wir brauchen z.B. ein CRM um den Vertrieb zu koordinieren, eine Lösung für E-Mails und einen Telefonanbieter. Diese Liste wird sich über die Zeit erweitern und verändern. In diesem Schritt ist es wichtig den Prozess möglichst gut zu verstehen. Wir haben gemerkt, dass es auch für neue Teammitglieder sehr hilfreich ist, eine List mit kurzer Erklärung zu den Tools zu haben die im Unternehmen vorkommen. Diese sind operativen Anweisungen finden dann im Sales Playbook statt. 

Unter der Rubrik “Digitalisierung Vertrieb” findest Du eine Übersicht mit vielen nützlichen Vertriebstools und Software im Vertrieb.

Personas erstellen

Marketing Personas sind wichtig, weil sie Komplexität für die Vertriebsmitarbeiter reduzieren und Du mehr Klarheit erlangst, welche Aufträge die Kunden Deines Unternehmens vergeben. Eine Marketing Persona hilft Dir den Vertrieb dahingehend besser schulen, dass die grundlegenden Fragen, Wünsche, Probleme etc. der Kunden besser zu erkennen und dann auch zu lösen.

Motto: Wir können nicht jedem Kunde, alles recht machen.

5 Gründe für die Erstellung einer Persona:

1. Marketing- und Verkaufsstrategien können besser auf Kundenwünsche ausgerichtet werden
2. Fokussierung auf die grundlegenden und häufigsten Wünsche, Fragen, Argumente etc.
3. Entwicklung einer gemeinsame Sprache über unsere Kunden
4. Entwicklung einer adäquaten Kommunikation mit unseren Kunden (Rapport)
5. Besser Behandlung von Einwänden

Marketing Persona mit unseren Persona Tool erstellen

Die besten Ergebnisse bei der Erstellung von Marketing Personas haben wir von Factful bei der initialen Erstellung von 3 Personas gesehen. 3 Marketing Personas decken das Kundenspektrum gut genug ab, sind verständlich und können schnell erstellt werden. 

Dafür haben wir das Persona Tool erstellt mit dem Du für Dein Unternehmen schnell und einfach Deine 3 Marketing Personas erstellen kannst. 

Lies hier mehr zur Erstellung von Marketing Personas.

Unterschied zwischen Vertriebsprozess Karte, Sales Funnel und Sales Pipeline

Es gibt eine Bezeichnung die immer wieder als Synonym verwendet werden, jedoch bei einem professionellen Vertriebsaufbau unterschieden werden müssen.

Die letzten drei Bereiche der Vertriebsstrategie besteht aus einer

• grafischen Darstellung unserer Vertriebsprozesses (Sales Process Map)
• dem Vertriebstrichter (Sales Funnel)
• der Vertriebspipeline (Sales Pipeline)

Verkaufsmethoden 

Eine Verkaufsmethode oder Vertriebsmethode ist die Art und Weise wie das Vertriebsteam operativ verkauft. Das Thema Verkaufsmethoden wird im Sales Playbook festgehalten. Wenn Du mehr über die unterschiedlichen Verkaufsmethoden wissen möchtest, findest Du hier weitere Infos und auch unseren Online Kurs zu den besten Verkaufsmethoden.

Vertriebsprozess grafisch darstellen

Warum einen Vertriebsprozess grafisch darstellen?

Ein standardisierter Vertriebsprozess ist die Grundlage für eine saubere Erstellung eines Sales Funnels und einer Sales Pipeline. Andernfalls fehlt die nötige Transparenz und Klarheit in der Organisation.

Besonders bei einer angestrebten Skalierung des Geschäftsmodells hilft es hier ganz klar zu sein. Somit werden Unklarheiten beseitigt und Problemen vorgebeugt.

Vorteile eines standardisierten Vertriebsprozess

• Schnelleres und besseres Onboarding neuer Mitarbeiter
• Voraussetzung für standardisierte und effiziente Trainings
• Klarer Informationsfluss intern & extern
• Schnellere Prozesse
• Besseres und einheitliches Kundenerlebnis
• Weniger Beschwerden durch Reduktion von Fehlern

Beginn der Darstellung des Vertriebsprozess

Eine Herausforderung bei der Darstellung des Vertriebsprozess liegt direkt zu Beginn. Wo fange ich an

Alte Unternehmer-Weisheit: es ist besser fehlerhaft zu beginnen als perfekt zu zögern. 

Mehr Beispiele für die Darstellung von grafischen Vertriebsprozessen und Erklärungen der Symbole bzw. wie sie benutzt werden findest Du hier unter “Einen Vertriebsprozess grafisch darstellen”.

Einen Sales Funnel erstellen

Warum einen Sales Funnel erstellen?

Der Sales Funnel zeigt der Vertriebsleitung wo potenzielle Kunden im Verkaufsprozess verloren werden. Somit kann an den Schwachstellen angesetzt werden, um die Conversion Rate zu erhöhen. 

Einen Sales Funnel einfach erstellen

Für die schnelle und effiziente Erstellung eines Sales Funnels kannst Du das kostenlose Factful Sales Funnel Tool nutzen. 

Erfahre mehr über die Erstellung eines Sales Funnels und wie Dein Unternehmen von den Daten profitiert. 

Die Sales Pipeline erstellen

Eine klar strukturierte, wiederholbare Sales Pipeline ermöglicht es die Produktivität zu erhöhen und den Vertrieb einfacher steuern zu können. Dies ist die Voraussetzung damit höhere Vertriebsziele erreicht werden können. 

Die Sales Pipeline ist für den operativen Vertrieb, damit der Ablauf visuelle dargestellt wird und zeigt eine Momentaufnahme, in welcher Phase sich Interessenten im Verkaufsprozess befinden. 

Das Reporting im CRM ermöglicht ein genaues Monitoring des Vertriebs und zeigt, wie viele Deals die MitarbeiterInnen in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen haben. Außerdem wird der Kundenkontakt transparent, welches für die Vertriebsleitung wichtig ist, um effizient coachen zu können.  

Factful Tipp: Als CRM empfehlen wir Pipedrive, Active Campaign und Hubspot. Wir haben uns auf die Einrichtung spezialisiert und bieten ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis bei der Einrichtung, Optimierung und Automatisierung.

In unserem Onlinekurs zur Vertriebsstrategie erfährst Du mehr zum Thema Aufbau einer Sales Pipeline.