Exit Interviews
Ein Exit Interview ist der strukturierte Austausch von Informationen zwischen einer Organisation und dem ausscheidenden Mitarbeiter. Typischerweise sehen Exit Interviews ähnlich aus wie echte Interviews; nämlich ein persönliches Gespräch zwischen Vertretern einer Organisation und dem ausscheidenden Mitarbeiter. Einige Organisationen können anstelle eines Gesprächs auch eine Umfrage verwenden, vor allem wenn es eine hohe Fluktuation aufgrund von saisonalen Zyklen bei der Beschäftigung gibt.
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Wer ist an einem Exit Interview beteiligt?
Exit Interviews sind eine Gelegenheit für einen ausscheidenden Mitarbeiter, Feedback über seine Erfahrungen in einer Organisation zu geben. Während ihre Teilnahme unerlässlich ist, sollten Unternehmen eine strategische Auswahl des Exit Interviews in Betracht ziehen. Typischerweise gibt es zwei Optionen.
Für welche Option Du Dich auch entscheidest, der Interviewer muss den Prozess des Exit Interview als Chance zur Verbesserung verstehen. Interne Interviewer müssen unbedingt geschult werden, um effektive Interviews je nach Jobkategorie, Marktsektor und individuellen Umständen zu gestalten.
Die Experten von Factful sind erfahrene Exit Interviewer in einer Vielzahl von Branchen. Um mehr über Factfuls Offboarding Training und Beratungsleistungen zu erfahren, klicke hier.
1 – Interne HR-Vertreter
Es kann billiger und sicherer sein, Exit-Interviews intern zu führen, auch wenn ausscheidende Mitarbeiter gegenüber Unternehmensvertretern weniger offen sein könnten.
In jedem Fall sollten die unmittelbaren Kollegen und der Vorgesetzte des ausscheidenden Mitarbeiters nicht an einem Exit Interview beteiligt sein; ihre Anwesenheit könnte dazu führen, dass sich das Feedback des ausscheidenden Mitarbeiters ändert.
2 – Externe Berater
Ein formalisiertes, ausgelagertes Exit Interview Modell kann hilfreich sein: Ausscheidende Mitarbeiter sind wahrscheinlich authentischer und detaillierter mit einer unparteiischen dritten Partei, externe Interviewer haben keine unternehmensbezogenen Voreingenommenheiten und oft haben Berater bessere analytische Werkzeuge.
Exit-Interviewer müssen mit dem Unternehmen, dem Marktsektor oder der jeweiligen Stelle vertraut sein. Für eine kleine Anzahl von Unternehmen kann dies den Einsatz von externen Beratern unrentabel machen.
Von allen Talent Management Prozessen ist ein strategisches Programm für Exit Interviews - eines, das darauf ausgelegt ist, anhaltende, langfristige Vorteile zu bringen - vielleicht eines der mächtigsten, aber am wenigsten verstandenen.
Warum sind Exit Interviews hilfreich?
In der heutigen Wissensökonomie sind qualifizierte Mitarbeiter ein wertvolles Gut. Eine talentierte Belegschaft ist jedoch auch sehr mobil, da das Wachstum in digitalen Sektoren und Remote-Arbeitsmodelle es den Mitarbeitern ermöglichen, zwischen den Wettbewerbern zu wechseln. In erster Linie sollten sich Unternehmen auf die Talentbindung konzentrieren. Die Experten von Factful haben hier einige nützliche Anleitungen erstellt.
Manchmal ist es nicht möglich, Talente zu halten und Mitarbeiter – ob freiwillig oder unfreiwillig – verlassen ein Unternehmen. Exit Interviews sind ein enorm wichtiges Lernwerkzeug während des Offboarding-Prozesses. Oft sind sie der letzte Kontakt eines Unternehmens mit einem ausscheidenden Mitarbeiter und somit die letzte Gelegenheit, einen Mehrwert zu schaffen.
Bei Exit Interviews geht es nicht darum, ausscheidende Mitarbeiter zu beschwichtigen. Sie haben für beide Seiten eine Reihe von Vorteilen und sollten sorgfältig geführt werden.
Für den Arbeitgeber sind Exit Interviews:
1 – Wissen übertragen
Ausscheidende Mitarbeiter verlassen das Unternehmen wahrscheinlich auf halbem Weg durch ein bestimmtes Projekt, einen Verkauf oder eine Aufgabe. Typischerweise müssen die Kollegen viel Zeit investieren, um die Arbeit zu verstehen und mit den Beteiligten in Kontakt zu treten, bevor sie Fortschritte machen können.
Ein Exit Interview kann sicherstellen, dass eine effektive Übergabe stattgefunden hat.
2 – Sichere Informationen & Geschäftsgeheimnisse
Der ausscheidende Mitarbeiter hat vielleicht mit sensiblen Informationen gearbeitet und deshalb eine Vereinbarung unterzeichnet – zum Beispiel ein Wettbewerbsverbot, eine Geheimhaltungsvereinbarung oder eine Vereinbarung über geistiges Eigentum.
Ein Exit Interview ist eine Gelegenheit, die Verpflichtungen beider Parteien unter einer solchen Vereinbarung zu überprüfen.
3 – Identifiziere rechtliche Fragen
Jede Beendigung eines Vertrages birgt die Möglichkeit eines rechtlichen Konflikts. Ein effektiver Prozess des Exit Interview kann alle potenziellen rechtlichen Probleme identifizieren und die Chancen auf kostspielige Rechtsstreitigkeiten nach dem Austritt reduzieren.
Falls Ereignisse strittig sind, können Aufzeichnungen aus dem Exit Interview eine genaue Erinnerung liefern.
4 – Wettbewerbsvorteil erhöhen
Es ist wahrscheinlich, dass ausscheidende Mitarbeiter zu einem Konkurrenten wechseln, der in ihren Augen ein besserer Arbeitgeber ist. Ein Exit Interview gibt Aufschluss darüber, wie die Mitarbeiter das Angebot einer Organisation im Vergleich zur Konkurrenz einschätzen. Auf breiterer Ebene können Veränderungen umgesetzt werden, um Talente in Zukunft zu halten.
5 – Leistungsprobleme ansprechen
Umfangreiche Untersuchungen haben gezeigt, dass eine hohe Fluktuation eine niedrige Leistung voraussagt (Huselid, 1995; Watrous et. al., 2006; Jobin, 2011). Es ist wichtig, dass Unternehmen Abwanderung vermeiden.
Indem Du die Ursachen für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter und letztendlich für ihren Weggang analysiert und adressierst, wird Dein Unternehmen langfristig wahrscheinlich besser abschneiden.
6 – Organisationskultur bewerten
Es ist richtig, dass eine Organisation Zeit investiert hat, um ihren Zweck und ihre Mission zu definieren.
Exit Interviews ermöglichen es Organisationen festzustellen, ob diese Botschaften effektiv in die alltägliche Arbeitskultur übersetzt werden, und schaffen ihrerseits eine äußerst vorteilhafte Kultur des Zuhörens und des ehrlichen Feedback-Gebens.
7 – Verbessere das Diversity Management
Exit Interviews ermöglichen es Arbeitgebern, quantitative und qualitative Daten zu sammeln, die anhand einer Reihe von Metriken, einschließlich der ethnischen Zugehörigkeit, analysiert werden können.
Unternehmen können lernen, wie sie eine vielfältige Belegschaft halten und ihre wirtschaftlichen Ergebnisse verbessern können.
Die Experten von Factful haben eine aktuelle Fallstudie von Victoria Pace & Jennifer Kisamore analysiert, die diesen Punkt effektiv illustriert.
Für den scheidenden Mitarbeiter: Exit Interviews:
1 – Gib Raum zum Luftablassen
Der Abschied eines Mitarbeiters kann unangenehm und mit starken Emotionen verbunden sein.
Sich Gehör zu verschaffen, kann die Meinung des ausscheidenden Mitarbeiters über das Unternehmen verbessern und das Risiko eines Imageschadens für den ehemaligen Arbeitgeber verringern. Letztlich ist es immer besser, sich privat Luft zu machen, als seine Unzufriedenheit öffentlich zu zeigen.
2 – Konstruktives Feedback austauschen
Glücklicherweise werden die wenigsten Exit Interviews von der Frustration der ausscheidenden Mitarbeiter dominiert. Viele wollen ihrem ehemaligen Mitarbeiter tatsächlich hilfreiches Feedback geben, um die Arbeitsbedingungen für die Kollegen zu verbessern.
Im Gegenzug sind einige ausscheidende Mitarbeiter auch daran interessiert, Feedback zu ihrer Leistung zu hören, um sich bei ihrem nächsten Job zu verbessern.
3 – Biete eine saubere mentale Pause
Ausscheidende Mitarbeiter wollen oft ein Kapitel mit ihrem ehemaligen Arbeitgeber psychologisch abschließen.
Ein Exit Interview kann eine hilfreiche Gelegenheit sein, um emotionalen Abstand zwischen den Erfahrungen in ihrer vorherigen Rolle, besonders wenn sie negativ waren, und ihrem neuen Job zu schaffen.
Was sind Best Practices für Exit Interviews?
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Ziehe externe Berater für Exit Interviews in Betracht - Link zum Artikel von Pace und Kisamore.
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Standardisierte Interviewfragen liefern selten unerwartete Erkenntnisse.
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Das Timing ist wichtig - führe keine Exit Interviews, wenn der Mitarbeiter sich bereits zurückgezogen hat.
Was sind die Risiken bei der Durchführung eines Exit Interview?
Schlechte Exit Interviews führen: Viele Unternehmen vermeiden Exit Interviews, weil sie Angst haben etwas falsch zu machen. Die Befürchtung ist nicht unbegründet. Wenn Exit Interviews nicht richtig geführt werden, dann ist die Chance auf die oben genannten Vorteile vertan und es wird tatsächlich mehr Schaden angerichtet als gewonnen wird.
Interne Exit Interviewer in eine unangenehme Lage bringen: Ggf. müssen sie Partei ergreifen oder laufen Gefahr, dass andere Kollegen über sie tratschen oder ggf. selbst tratschen.
Stichprobengröße zu klein: Qualitative Befragungen sind oft hilfreicher als quantitative – wenn die Organisation nicht wirklich groß ist. Es kann dann sehr lange dauern eine ausreichend große Gruppe von Befragten zu erhalten. Das bedeutet, dass die Erfahrungen nicht verglichen werden können, da sich die Arbeitsplätze und das Unternehmen stark verändert haben werden.
Das größte Manko von EI-Programmen ist die Datenqualität, die in hohem Maße von der Ehrlichkeit und Offenheit des ausscheidenden Mitarbeiters abhängt.
Offboarding – Fragen zum Exit Interview
Die Experten von Factful sind der Meinung, dass Unternehmen sich voll und ganz an jedem Exit Interview beteiligen sollten. Einfach nur zuhören ist gut, aber es reicht nicht aus.
Die Teilnahme kann auf verschiedene Arten erfolgen – von der Gestaltung des Prozesses zusammen mit externen Beratern bis hin zur Durchführung der Gespräche selbst.