Preboarding

Preboarding ist die erste von drei Phasen in der Factful Onboarding Pyramide. Die Preboarding Phase wird oft übersehen und erstreckt sich von der Unterschrift des Arbeitsvertrages bis zum ersten Arbeitstag des Neueinsteigers. Sie ist ein wichtiges Werkzeug, um Innovation, Anpassungsfähigkeit und Produktivität nachhaltig zu fördern.

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Klarheit für neue Teammitglieder
Befolge einen gut strukturierten Plan, um neue Mitarbeiter mit Klarheit einzuarbeiten
Beschleunige das Onboarding
Zeit und Motivation vor dem ersten Arbeitstag effektiv nutzen
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Warum ist Preboarding wichtig?

Die Wichtigkeit eines gut gemanagten Preboarding Prozess wird oft unterschätzt - Preboarding ermöglicht es Dir:

Papierkram beschleunigen
Identifiziere die HR-Formulare, die vor dem ersten Tag ausgefüllt werden können, um die Effizienz des Trainings von Anfang an zu maximieren.
Ein Unterstützungsnetzwerk aufbauen
Indem Du neue Mitarbeiter durch Mentoring- und Netzwerkprogramme mit bestehenden Mitarbeitern verbindest, baust Du unterstützende Verbindungen auf.
Höre auf die individuellen Bedürfnisse
Ein Jobwechsel kann komplex und sehr persönlich sein. Die Preboarding Phase identifiziert die Bedürfnisse des Einzelnen und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
Zeige Wertschätzung
Investitionen in neue Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag zeigen, dass von ihnen ein großer Wert erwartet wird, was wiederum die Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter fördert.

Nutze die Motivation
Untersuchungen zeigen, dass die Motivation der Mitarbeiter besonders hoch ist, bevor sie eine neue Stelle antreten, so dass ein früher Kontakt die Produktivität langfristig steigert.
Kultiviere die richtige Mentalität
Dein Unternehmen braucht anpassungsfähige, motivierte Mitarbeiter mit einer Wachstumsmentalität. Verankere diese Mentalität durch ein effektives Preboarding
Identifiziere Talente und Potenziale
Neue Mitarbeiter sind die nächste Generation von Führungskräften und innovativen Denkern, die vom ersten Tag an identifiziert und gefördert werden können

Was beinhaltet das Preboarding?

Die Zeit, bevor ein neu eingestellter Mitarbeiter in Dein Unternehmen kommt, sollte nicht ungenutzt bleiben. Vielmehr ist diese Phase perfekt, um die Produktivität der ersten Wochen zu steigern, indem man den Papierkram erledigt, wichtige Kontakte knüpft und die Grundlagen vermittelt.

Die 6 wichtigen Schritte eines Preboarding-Prozesses

Das Preboarding bietet den Raum, um die Wirkung Deines bestehenden Programms zu betrachten und Verbesserungen vorzunehmen, die die aktuelle Vision Deiner Organisation besser vermitteln.

Die Analyse sollte mit Selbstreflexion und Teamdiskussionen beginnen, indem Du fragst: Was sind Deine Onboarding-Ziele? Wie lange dauert jeder Schritt? Kommunizierst Du die richtigen Dinge? Lehrst Du zu viel? Fühlen sich die Neueinsteiger motiviert?

Datengetriebene Einblicke in die organisatorische Leistung können auch Onboarding-Schwächen aufzeigen. Indem Du die Ziele Deines Unternehmens klar verstehst, kannst Du Deine Trainingsprogramme anpassen, sie effektiver kommunizieren und erfolgreiche Ergebnisse erzielen.

Es lohnt sich, eine Vielzahl von Kennzahlen zu berücksichtigen, vom Umsatz über den Life-Time-Value und die Marktdurchdringung bis hin zu Kundenrezensionen.

Papierkram aus dem Weg schaffen

Das Ausfüllen von Papierkram bei der Ankunft ist keine effektive Nutzung der Zeit Deines neuen Mitarbeiters. Stattdessen sollten Onboarding Manager sicherstellen, dass die Preboarding Phase, wo immer möglich, zum Unterschreiben von Dokumenten genutzt wird. Auf diese Weise schöpft Dein Unternehmen den Wert seiner neuen Mitarbeiter aus, bevor sie überhaupt anfangen.

Spezifische Verwaltungsaufgaben variieren je nach Organisation und Marktsektor. Auch lokale oder nationale Arbeitsgesetze haben einen Einfluss.

Im Allgemeinen können jedoch Verträge unterschrieben werden und Onboarding Manager können mit den neuen Mitarbeitern die wichtigsten Richtlinien durchgehen – zum Beispiel die Zustimmung zu Medien, Richtlinie für Mobiles Arbeiten und Vereinbarungen zum Informationsaustausch.

Sich gegenseitig kennenlernen

Onboarding Manager, Mentoren und Vorgesetzte sollten die Preboarding Phase nutzen, um die Profile der neuen Mitarbeiter durchzuarbeiten. Wenn Du Dir die Zeit nimmst, die Ambitionen der neuen Mitarbeiter zu verstehen, haben die Manager die Möglichkeit, die Mitarbeiter zu motivieren und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie wertgeschätzt werden und sichtbar sind.

Ebenso stellt das Wissen um berufliche Vorerfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse sicher, dass Vorgesetzte Aufgaben angemessen zuweisen können, während Klarheit über den bevorzugten Lernstil den Trainern während der Onboarding- und Coaching-Phase hilft. Natürlich lernen die neuen Mitarbeiter auch mehr über die Organisation und ihre Rolle.

Unterstützende, motivierende Verbindungen schaffen

Ein gut durchdachtes Preboarding Programm sollte sich darauf konzentrieren, nachhaltige Verbindungen zwischen den neuen Anfängern und den aktuellen Mitarbeitern aufzubauen – sei es in einer Mentoren-, Management- oder Organisationsfunktion – um sie zu motivieren und ihren Übergang zu unterstützen.

Indem sie den Fokus der neuen Mitarbeiter auf ihre neue Organisation lenken, modellieren Onboarding-Manager das gleiche kollaborative Verhalten, das sie in ihren Teams zu fördern versuchen.

Ebenso entsteht ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl, wenn Onboarding-Manager, Mentoren und Top-Level-Führungskräfte sowohl aufgaben- als auch beziehungsorientiert sind.

Vermittle die einfachen Grundlagen

Bei der Gestaltung eines Onboarding Programms ist es wichtig, das Lernen konzentriert, klar und konsistent zu halten. Neu eintretende Mitarbeiter sollten vor ihrem ersten Tag sehr einfache Lernaufgaben erhalten – zum Beispiel eine breite Marktforschung, das Lesen von Handbüchern und die Überprüfung von Webseiten.

Frühzeitiges Lernen reduziert die Unklarheit über die Rolle, hilft den neuen Mitarbeitern, sich in der Unternehmenskultur zu orientieren, steigert die Produktivität während der formellen Ausbildung und zeigt den Managern, dass die Mitarbeiter selbst motiviert sind, sich zu engagieren.

Es ist jedoch wichtig, dass die Einsteiger nur die Grundlagen sehen, denn die Konsistenz der Lernerfahrung ist entscheidend.

Die Experten von Factful haben eine umfassende Checkliste mit Aufgaben und Meilensteinen für das Preboarding erstellt.

Wie setze ich Ziele für die Preboarding Phase?

Ziele zu setzen ist ein wichtiges Instrument, um die Zufriedenheit, Produktivität und Leistung zu steigern. Die Experten von Factful haben das Thema effektive Zielsetzung hier in einem breiteren Kontext betrachtet, obwohl die gleichen Lektionen für die Preboarding Phase gelten.

reduziert die Zeit, die Du für die Vermittlung der Grundlagen benötigst
erlaubt es dem Einzelnen, in seinem eigenen Tempo zu arbeiten
ermöglicht es dir, die Motivation der Neueinsteiger zu messen

Ziele müssen effektiv gesetzt werden

Der Ansatz von Factful zum Setzen von Zielen basiert auf verschiedenen wissenschaftlichen Erkenntnissen. U.a. der Forschung von Shinkle et. al.

Kurz gesagt, enthält die Studie drei wichtige Erkenntnisse, um Ziele effektiv zu gestalten:

Ziele sind nur dann effektiv, wenn sie von denjenigen, die sie erreichen sollen, als glaubwürdig und legitim wahrgenommen werden.
Ziele sind nur dann effektiv, wenn die Interessen derer, die sie erreichen sollen, priorisiert und in die Zielerarbeitung einbezogen werden.
Ziele sind nur dann effektiv, wenn sie angemessen kommuniziert werden, so dass Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Fristen klar sind.

Wer ist für das Preboarding verantwortlich?

Preboarding ist einer der drei Teile der Factful Onboarding Pyramide.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sind dieselben Stakeholder gefragt: neue Mitarbeiter, Onboarding Manager, Vorgesetzte, Top-Level-Management und Onboarding Mentoren.

Drei Stakeholder haben jedoch gerade in der Preboarding Phase eine besonders wichtige Rolle zu spielen. Diese sind:

Onboardee NeueinsteigerIn

Es liegt an den neuen Mitarbeitern, sich auf die frühen Trainings-, Mentoring- und Netzwerkmöglichkeiten einzulassen, die ihnen während des Preboardings angeboten werden. Entscheidend ist, dass ein neuer Starter typischerweise ein hohes Maß an Motivation mitbringt, um erfolgreich zu sein.

Onboarding Manager

Die Rolle, die Preboarding Phase zu koordinieren, fällt dem Onboarding-Manager zu, der die Preboarding Checkliste genau im Auge behalten muss. Ein umfassendes Verständnis der Onboarding-Pyramide ist wichtig, um das frühe Lernen zu kontextualisieren.

Onboarding Mentor

Unklarheit über die Rolle führt direkt zu Ängsten bei neuen Mitarbeitern. Mentoren müssen einen effektiven Unterstützungsmechanismus für neue Mitarbeiter bieten, individuelle Bedürfnisse identifizieren und ihnen helfen, ein professionelles Netzwerk mit der Organisation aufzubauen.