Onboarding

Was ist Onboarding?

Onboarding ist typischerweise der erste enge Kontakt eines neuen Mitarbeiters mit seinem neuen Arbeitgeber. Es ist ein kritischer, unvermeidbarer Bestandteil der Mitarbeitererfahrung – wann immer ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen kommt, findet Onboarding statt. Die eigentliche Frage ist, ob es gut oder schlecht gemacht wird.

Zusätzlich zu den traditionellen „Trainings“ oder „Orientierungsübungen“ umfassen effektiv gemanagte Onboarding-Programme HR-Formalitäten, Mentoring-Programme und Unterstützungsmöglichkeiten. Sie kommunizieren klar die individuellen und organisatorischen Ziele und bieten einen Rahmen, um den Fortschritt der neuen Mitarbeiter zu messen.

In ihrer Studie Onboarding new employees: maximising success schlägt Dr. Taylor Bauer vor, dass Unternehmen Onboarding anhand der vier C’s – Compliance, Clarification, Connection & Culture im Deutschen – definieren:

Compliance

Beim Onboarding geht es um die Überprüfung und Vermittlung grundlegender unternehmens- und arbeitsplatzbezogener Regeln und Vorschriften

Clarification

Beim Onboarding geht es darum, die Erwartungen der neuen Mitarbeiter an ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären

Culture

Beim Onboarding geht es darum, sowohl formell als auch informell die Werte und Arbeitsweisen deines Unternehmens zu vermitteln

Connection 

Beim Onboarding geht es darum, zwischenmenschliche Beziehungen und Netzwerke zu entwickeln, die die Entwicklung der neuen Mitarbeiter unterstützen.

Wer ist für das Onboarding verantwortlich?

Die Anzahl der am Onboarding-Prozess beteiligten Stakeholder hängt oft von der Größe des Unternehmens ab – kleinere Unternehmen werden die Onboarding-Aufgaben wahrscheinlich auf mehrere Teammitglieder aufteilen, während größere Unternehmen in der Regel die Ressourcen haben, um einen strukturierteren Ansatz zu verfolgen. 

Die Experten von Factful schlagen vor, dass es fünf verschiedene Rollen gibt:

1 – Neueinsteiger

Onboarding ist eine zweiseitige Straße, daher müssen neue Mitarbeiter motiviert werden, erfolgreich zu sein. Transparenz mit der Unternehmensleitung, Engagement mit dem Mentor und die Bereitschaft zu lernen sind unerlässlich.

2 – Onboarding Manager

Onboarding-Programme können komplexe Übungen in Sachen Zeitmanagement und Erledigung von Papierkram sein. Onboarding Manager sind dafür verantwortlich, die Beteiligten zu koordinieren und sicherzustellen, dass das Programm reibungslos abläuft.

3 – Linienmanagement

Die besten Onboarding-Programme berücksichtigen komplexe, rollenspezifische Anforderungen. Die Linienmanager müssen diese Informationen an die Programmdesigner weitergeben und den neuen Mitarbeiter mit seinem neuen Team verbinden.

4 – Top-Level-Management

Senior Manager sollten sicherstellen, dass ein Onboarding-Programm mit den Zielen und der strategischen Vision ihrer Organisation übereinstimmt. Die oberste Führungsebene muss auch sicherstellen, dass das Onboarding-Programm die Unternehmenskultur widerspiegelt. 

5 – Mentor

Die Forschung zeigt, dass strukturierte Mentoring-Programme die Leistung von neuen Mitarbeitern steigern (Brashear et. al.). Ein Mentor ist dafür verantwortlich, neuen Mitarbeitern zu helfen, sich in der Organisation zurechtzufinden und seelsorgerische Unterstützung zu leisten.

Warum ist Onboarding wichtig?

Die Vorteile und Risiken des Onboardings werden im Folgenden gegenübergestellt, doch zunächst ist es wichtig zu betrachten, warum ein effektives Onboarding-Programm so viel Aufmerksamkeit verdient. 

Die Experten von Factful können mehrere Gründe identifizieren, warum Onboarding wichtig ist. Hier sind ihre Top 5: 

1 – Bessere Mitarbeiterbindung

Der Bedarf an der Bindung von Top-Talenten wird zweifelsohne immer größer, wobei über 50% der CEOs weltweit die Bindung von Talenten als ihren wichtigsten HR-Fokus nennen (The Conference Board, 2021). Unternehmensleiter sollten Onboarding-Programme als Lösung betrachten; Untersuchungen zeigen, dass effektives Onboarding die Bindung um 82% und die Produktivität um 70% verbessert (Accounts and Legal, 2019).

Diese Statistiken sind signifikant, aber durchaus zu erwarten – die Auswirkungen eines Onboarding-Programms, das die Parameter des Erfolgs genau definiert, die „Sprache“ des Arbeitsplatzes lehrt und die Mitarbeiter durch technisches Wissen befähigt, sind klar.

Die Bindung von Talenten verhindert eine Abwanderung zur Konkurrenz und ermöglicht erhebliche Einsparungen – im Durchschnitt geben kleine und mittlere Unternehmen 13.903€ für den Ersatz eines Mitarbeiters aus (National Association of Colleges and Employers, 2018).

2 – Raum, um Deine Geschichte zu erzählen

Eine starke Kultur trägt zweifelsohne zu einer positiven Organisationsleistung bei (Groysberg et. al., 2018). Viel zu oft vernachlässigen Führungskräfte jedoch den Aufbau einer Kultur als sekundäres HR-Anliegen und konzentrieren sich stattdessen auf die Strategie. Sie erkennen nicht, dass eine Strategie eine zielgerichtete Ausrichtung erfordert und nur von einer engagierten Belegschaft umgesetzt werden kann, die sich in die Unternehmensmission einbringt.

Das Onboarding ist eine wichtige Gelegenheit, um neue und bestehende Mitarbeiter auf der Basis von sorgfältig durchdachten und effektiv kommunizierten Unternehmenswerten zu vereinen. Eine klare Unternehmenskultur zeigt, dass die Arbeit der Mitarbeiter sinnvoll ist und fördert die Eigenverantwortung. Ohne Onboarding lernen neue Mitarbeiter deine Mission stellvertretend kennen – eine verwirrende und letztlich entmündigende Erfahrung.

Die Kultur eines Unternehmens sollte sich im Onboarding-Prozess widerspiegeln, um den neuen Mitarbeitern zu zeigen, dass das Unternehmen nach seinem Leitbild lebt, und um die Akzeptanz zu fördern. Starbucks Coffee existiert zum Beispiel, um „den menschlichen Geist zu inspirieren und zu fördern…“. Dies ist nur dann glaubwürdig, wenn das Onboarding sowohl „inspirierend“ als auch „fördernd“ ist.

3 – Erwartungen setzen

Onboarding ist wichtig, weil es einem Unternehmen erlaubt, seine Botschaften genau zu kontrollieren. Das gilt für die Unternehmenskultur, wie oben dargestellt, aber auch für die Erwartungen einer Organisation an ihre neuen Mitarbeiter. Ein Onboarding-Programm ist ein Forum, um vordefinierte Ziele, Zeitrahmen und Maßnahmen zur Bewertung des Fortschritts zu diskutieren.

Abgesehen von der Definition der Ziele der neuen Mitarbeiter und der erfolgreichen Leistung in ihren Rollen, ist das Onboarding ein Raum, um Mechanismen, Strategien und Ratschläge zu teilen, um diese Ziele zu erreichen. Richtig eingesetzt, legt diese Zeit des kollektiven Fokus den Grundstein für eine selbsttragende Produktivität, die sich im weiteren Verlauf auf Innovation, Bindung und Zufriedenheit auswirkt.

Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung werden auf 3.495 € geschätzt, bei einer durchschnittlichen Rekrutierungszeit von 42 Tagen (Society for Human Resource Management, 2016). Konkurrierende Studien zeigen Kosten, die näher an 7.000 € liegen. In jedem Fall ist das Onboarding eine bedeutende Investition von Zeit und Geld – mit deinen Erwartungen klar zu sein, ist grundlegend für den Erfolg.

4 – Identifiziere den versteckten Wert

Jeder neue Mitarbeiter bringt eine Fülle von Fähigkeiten, Wissen und Erfahrung in das Unternehmen ein, dem er beitritt. Diese Informationen gehen zwischen dem Vorstellungsgespräch und dem ersten Arbeitstag leicht verloren.

Onboarding ist wichtig, weil es die Arbeitgeber dazu bringt, den Wert, den ihre neuen Mitarbeiter mitbringen, besser zu verstehen. Organisationen müssen klare Mechanismen implementieren, um zu lernen und zu verstehen, wie eine Person einen Beitrag leisten kann und, was entscheidend ist, was die eigenen Ambitionen der Person sind. 

Eine LinkedIn-Umfrage hat ergeben, dass 94% der Mitarbeiter länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn das Unternehmen in die Unterstützung beim Lernen investieren würde. Nur durch ein klares Bekenntnis, das Wissen der Mitarbeiter zum gegenseitigen Nutzen zu verbessern, ist ein Onboarding-Programm absolut glaubwürdig und verdient es, vollständig übernommen zu werden.

5 – Motivation und Engagement

Die Produktivität des Verkaufsteams hängt stark davon ab, dass es die Unterstützung und den Ehrgeiz hat, sich zu übertreffen. Ein effektives Onboarding-Programm nutzt die hohe Motivation der neuen Mitarbeiter, um ihre neuen Kollegen zu beeindrucken. Preboarding-Aufgaben, frühzeitiges Engagement des Mentors und ein strukturierter Lernplan sind der Schlüssel zu diesem Vorhaben.

Ein gut strukturierter Onboarding-Ansatz fördert das Engagement – neue Mitarbeiter können motiviert werden, sich zum Beispiel über die Gründungsgeschichte des Unternehmens, aktuelle Projekte und die Zukunftsvision zu informieren. Der Kontakt mit einem Onboarding-Mentor und anderen neuen Mitarbeitern bestätigt dieses Engagement, was zu einem höheren organisatorischen Engagement und einer höheren Effizienz führt.

Onboarding fördert die intrinsische Motivation – eine Tätigkeit auszuführen, weil sie von Natur aus befriedigend ist. Sich auf extrinsische Motivation zu verlassen – ein monatlicher Gehaltsscheck zum Beispiel – bringt selten einen Wettbewerbsvorteil. Stattdessen sind brillante Unternehmen erfolgreich, indem sie das Engagement ihrer Mitarbeiter kultivieren. Ein durchdachtes Onboarding-Programm ist der erste Schritt.

Wie sieht ein Onboarding-Prozess aus?

Onboarding-Prozesse sollten die komplexen Bedürfnisse der einstellenden Organisation adressieren. Sie müssen durch effektives Mentoring, Teaching und Coaching den maximalen Wert aus talentierten Neueinsteigern herausholen. Onboarding-Programme sind dementsprechend schwer gut zu gestalten.

Die Experten von Factful haben Forschung, Studien und Analysen kombiniert, um ein hocheffektives Modell zu entwickeln. Es ist ein umfassendes 90-Tage-Onboarding-Programm, das aus drei Schritten besteht: Preboarding, Onboarding, Postboarding.

Wir nennen es die Factful ‚On‘ Methode. Entdecke sie hier in vollem Umfang.