Onboarding Software Vergleich 2021

Ein Mann sitzt vor seinem Computer und prüft eine Software

HR-Teams stehen vor immer komplexeren und unvorhersehbareren Herausforderungen – Verlagerungen zu Telearbeit, hybride Arbeitsmuster, globalisierte Belegschaften und größere Spezialisierung erfordern Anpassungsfähigkeit und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten. Oft wenden sich Organisationen an Technologie, um diese Herausforderungen zu lösen. Viele Unternehmen nutzen eine Onboarding-Software, um die Herausforderungen zu meistern.

Was ist Onboarding Software?

Onboarding Software ist jede Form von Softwaresystem, das verwendet wird, um den Prozess der Integration eines neuen Mitarbeiters in eine Organisation zu verfolgen, zu liefern und/oder zu gestalten. 

Onboarding-Software ist in der Regel im HR-Team eines Unternehmens angesiedelt. Sie wird verwendet, um den Onboarding-Prozess zu strukturieren und bietet den zusätzlichen Vorteil der Datenerfassung für die Analyse. Die spezifischen Funktionalitäten variieren stark zwischen den Anbietern, der Unternehmensgröße und dem Marktsektor.

Benötige ich eine Onboarding-Software?

Eine Onboarding-Software ist sicherlich nicht die Antwort auf alle Deine Gebete – Du brauchst immer noch hochqualifizierte Köpfe, um ein effektives Onboarding-Programm zu entwerfen, die Informationen der neuen Mitarbeiter einzugeben und die gesammelten Daten zu analysieren, um Lernpunkte zu erstellen.

Softwarelösungen können nützliche Unterstützung bieten

Dazu gehören in der Regel:

  • das Erstellen, Versenden und Empfangen von HR-Formularen

  • das Führen einer Datenbank mit den Dokumenten der Mitarbeiter

  • Verfolgung von Trainings- und Entwicklungsmeilensteinen

  • automatischer Versand von Nachrichten und Updates

Was sind die Vorteile für Onboarding-Manager?

Mit dem Zugang zu einer guten Software können Onboarding-Manager mehr Zeit damit verbringen, mit den wichtigsten Stakeholdern in Kontakt zu treten, um die Produktivität und Entwicklung neuer Mitarbeiter zu fördern. Das ist der komplizierte Teil des Puzzles, und genau hier setzen die Experten von Factful an. Lies mehr über Onboarding.

Was sind die Vorteile für Onboarding-Manager?

Mit dem Zugang zu einer guten Software können Onboarding-Manager mehr Zeit damit verbringen, mit den wichtigsten Stakeholdern in Kontakt zu treten, um die Produktivität und Entwicklung neuer Mitarbeiter zu fördern. Das ist der komplizierte Teil des Puzzles, und genau hier setzen die Experten von Factful an. Lies mehr über Onboarding

Welche Funktionen sind bei eine Onboarding Software wichtig?

Bei der Auswahl Deiner Onboarding-Software gibt es eine Vielzahl von Variablen zu berücksichtigen. Die Größe Deines Unternehmens, Dein Marktsegment und die Komplexität Deines Programms bestimmen die Funktionen, die eine Onboarding-Software haben muss.

Factful empfiehlt, vor allem auf drei Funktionen zu achten:

1 – Cloud-basierte Technologie

Besonders wichtig für große Organisationen, die auf der ganzen Welt Onboarding betreiben, ermöglicht die Cloud-basierte Technologie den nahtlosen Austausch wichtiger HR-Informationen zwischen Teams an verschiedenen Standorten. Cloud-basiertes Computing bietet außerdem ein hohes Maß an Sicherheit, um sensible Mitarbeiter- und Unternehmensdaten zu schützen.

Schnell wachsende Unternehmen müssen die Skalierbarkeit ihrer technischen Lösungen berücksichtigen, einschließlich der Onboarding-Software. Cloud-basierte Optionen sind flexibel, sofort einsatzbereit und nicht durch Speicherbegrenzungen eingeschränkt. Auf diese Weise können Unternehmen darauf vertrauen, dass ihr Wachstum nicht durch eine unpassende Technologie gebremst wird. 

2 – Aufgabenmanagement

Eine exzellentes Aufgabenmanagement stellt sicher, dass Dein Unternehmen mit seinen rechtlichen Verpflichtungen auf dem Laufenden bleibt und jeden Mitarbeiter einheitlich behandelt. Onboarding-Software sollte anpassbar sein, damit Unternehmen Funktionen hinzufügen oder entfernen können, die für ihre Prozesse, ihre Belegschaft und ihren Marktsektor spezifisch sind.

Die Automatisierung innerhalb der Onboarding-Software beschleunigt die Verwaltung der wichtigsten Aufgaben und sollte bei der Auswahl einer geeigneten Software berücksichtigt werden. Ebenso ist ein klares Feedback über die Erledigung von Aufgaben – ob durch automatisierte oder manuelle Prozesse – hilfreich, wenn ein Aktionsprotokoll erforderlich ist.

3 – Integration

Wenn Du erwägst, eine Onboarding-Software in Deinen Workflow zu implementieren, ist es wahrscheinlich, dass Du bereits ein Informationssystem für andere HR-Prozesse nutzt. Überprüfe zunächst, ob Deine aktuelle Software nicht über die Onboarding-Funktionalität verfügt, die Du benötigst – vielleicht musst Du gar kein neues System anschaffen. 

Wenn Du tatsächlich eine eigenständige Onboarding-Software benötigst, stelle sicher, dass sie sich problemlos in Dein bestehendes Informationssystem integrieren lässt. Das spart nicht nur Zeit, sondern vergrößert oft auch die Bandbreite der nutzbaren Daten und liefert so umfassendere Einblicke in das Verhalten der neuen Mitarbeiter.

Was empfehlt Factful?

Es gibt eine Fülle von Onboarding-Software-Systemen, aber die schiere Menge an Auswahl kann die Wahl der besten Lösung zu einer unmöglichen Herausforderung machen. Um die Dinge zu vereinfachen, haben die Experten von Factful diesen einfach zu handhabenden Leitfaden mit drei großartigen Online-Onboarding-Lösungen erstellt.

Vergleich von 4 Onboarding-Software

In einer Tabelle werden die vier Onboarding Software SAP, Personio, BambooHR und WorkBright verglichen

Am besten für sehr große Organisationen – SAP

Das Onboarding-Angebot des deutschen Softwareriesen SAP ist passend für große Unternehmen. Es heißt SAP SuccessFactors und ist ein umfassendes „Human Experience Management“-Tool zur Automatisierung von HR-Prozessen mit cloudbasierten Lösungen, mit folgenden Vor- und Nachteilen:

SuccessFactors deckt mehr als nur das Onboarding ab – es ist eine End-to-End-Lösung für das Mitarbeitererlebnis mit besonders weit ausgebauten Recruiting-Funktionen.

Datenmanagement und analytische Einstellungen werden regelmäßig als Stärken von SuccessFactors genannt – Daten können in Echtzeit aktualisiert und z.B. mit früheren Mitarbeitern in Beziehung gesetzt werden.

Das Lernmanagementsystem ist mit einem Leistungsüberprüfungs- und Feedbacksystem kombiniert, so dass der Fortschritt verfolgt und gemeldet werden kann.

Recruiting-Modul – eher einfach und nicht ideal integriert, kann wie eine Zusammenstellung eher sperriger Einzelkomponenten wirken.

Am besten für mittlere Organisationen – Personio

Die Experten von Factful haben die Onboarding-Software von Personio ausgiebig genutzt. Insgesamt ein brillanter Allrounder für mittlere und große Unternehmen. Wir haben einige Vor- und Nachteile identifiziert:

Vorteile

Im Vergleich zu Konkurrenten wie Freshteam, Userlane und Avature ist die Lösung von Personio mit Preisen ab 99€/Monat kostengünstig.

Die Software von Personio verfügt über eine breite Palette an Funktionen, darunter Dokumenten- und Aufgabenmanagement sowie elektronische Signaturen und Formulare. 

Die Experten von Factful sind von den Einsatzmöglichkeiten von Personio begeistert – sowohl Mac als auch Windows sind kompatibel, zusätzlich zu einer Cloud-basierten SaaS-Option.

Nachteile

Der Nachteil ist, dass Personio keinen 24/7-Support bietet, obwohl sie bei Bedarf Support in einer Vielzahl von Sprachen anbieten.

Das Beste für kleine Unternehmen – BambooHR

Das Team von BambooHR hat sich einen Namen gemacht, wenn es um großartige Onboarding-Software geht. Die Experten von Factful haben viel über das Produkt gehört und stellen die folgenden Vor- und Nachteile fest:

Vorteile

BambooHR bietet umfangreichere Support-Optionen, einschließlich einer Forum-FAQ-Seite und telefonischem Support.

Die Software hat eine große Auswahl an Funktionen, die beim Onboarding und mehr helfen – uns gefielen die Funktionen zur Verwaltung von Stellenbeschreibungen und das Self-Service-Portal.

Wichtige Konkurrenten – zum Beispiel Rippling – bieten keine kostenlosen Testversionen ihrer Produkte an. BambooHR tut dies, was hilfreich und ein Zeichen für den großartigen Service ist.

Nachteile

Uns ist aufgefallen, dass das Team von BambooHR bei all der Zeit, die sie in großartige Funktionen investiert haben, nur langsam die UX/UI-Features aktualisiert.

Beeindruckender Newcomer – WorkBright

Das Leitprinzip von WorkBright ist es, traditionell papierlastige Onboarding-Systeme effizient zu digitalisieren. Die Idee ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch neue Mitarbeiter eine einfachere Erfahrung genießen, mit den folgenden Vor- und Nachteilen:

Vorteile

WorkBright ist eine Mobile-First-Lösung, die die Bedürfnisse von Remote-Working- oder On-the-Go-Teams effektiv erfüllt und den Upload für neue Mitarbeiter vereinfacht.

Die Experten von Factful betonen, wie wichtig das Preboarding ist. WorkBright erleichtert dies, indem es Daten und Lizenzen sicher vor dem ersten Tag sammelt.

Im Vergleich zu ähnlichen Newcomern wie Pendo hat WorkBright einen starken Funktionsumfang, einschließlich einer API zur Integration mit anderen Software-Tools.

Nachteile

WorkBrights Lösung ist derzeit stark auf den US-Markt fokussiert und vergleichsweise teuer mit Preisen ab 158$ pro Monat.