Offboarding

Worauf sollte man dabei achten?

Offboarding Prozessen werden von der Kultur, der Strategie, dem Budget, dem Marktsektor und der Fluktuationsrate einer Organisation beeinflusst. Wichtig ist außerdem, dass das Offboarding eine gute Gelegenheit für Unternehmen ist, nochmals Engagement für ihre Mitarbeiter zu zeigen und in guter Erinnerung zu bleiben.

Offboarding darf nicht als Alternative zu regelmäßigen Feedbackgesprächen zwischen einem Unternehmen – in der Regel vertreten durch einen Vorgesetzten – und seinen Mitarbeitern angesehen werden. Das Offboarding ist zu spät für solche Gespräche. Stattdessen sollte die verbleibende Zeit zum Aufbau von Beziehungen genutzt werden.

Was ist der Unterschied zwischen On- & Offboarding?

• Beim Onboarding geht es vor allem darum, die Motivation und Erfahrung der neuen Mitarbeiter zu nutzen, während es beim Offboarding darum geht, aus deren beruflichen Erfahrungen zu lernen.
• Onboarding birgt Unsicherheit durch Befürchtungen, während die Unsicherheit in der Offboarding-Phase Motivationen für den Austritt und die Durchführbarkeit der Bindung umgibt.
• Aus der Perspektive eines Unternehmens kann ein starkes Argument dafür angeführt werden, mehr in Onboarding als in Offboarding Prozesse zu investieren.

Onboarding und Offboarding bilden zusammen den Rahmen für die professionelle Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie sind HR Prozesse, die aus dem gleichen Holz geschnitzt sind und sich in vielerlei Hinsicht ähneln.

Warum ist Offboarding wichtig?

Der Kontakt zwischen dem Unternehmen und dem ausscheidenden Mitarbeiter ist begrenzt, sobald sein Ausscheiden, ob freiwillig oder unfreiwillig, feststeht. 

Diese kurze Zeitspanne sollte bestmöglich genutzt werden: Ein effektiver Offboarding Prozess ist eine Chance für Unternehmen, Risiken zu kontrollieren und wechselnde Beziehungen mit einem ausscheidenden Mitarbeiter zu managen.

Die Experten von Factful stellen fünf wichtige Vorteile eines guten Offboardings vor:

1 – Verbesserte Sicherheit

Varonis Systems hat vor kurzem ihren 2021 Data Risk Report for Financial Services veröffentlicht. Sie stellten fest, dass 64% der Finanzdienstleistungsunternehmen mehr als 1.000 sensible Dateien haben, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat (Varonis, 2021). Diese Statistik – in Kombination mit der Feststellung von IBM, dass 60 % aller Datenschutzverletzungen von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern durchgeführt werden (IBM, 2016)  – stellt einen besorgniserregenden Fall dar.

Besonders Kündigungen können schnell persönlich genommen werden. Wenn verärgerte Mitarbeiter ein Gefühl der Enttäuschung haben, kommt es schnell zu einer Situation, dass sie ihrem ehemaligen Arbeitgeber schaden möchten. Da sie oft über Zugang zu sensiblen Informationen verfügen, haben sie dann leider auch die Mittel dies zu tun. Das Löschen und Verändern von Dateien, Datenlecks und der Diebstahl von geistigem Eigentum stellen ein großes Problem dar. 

Ein standardisierter Offboarding Prozess hilft dem Unternehmen rechtzeitig die richtigen Schritte einzuleiten, ohne dass der Mitarbeiter im Offboarding den Eindruck bekommt, dass das Vorgehen willkürlich ist. 

Ein effektiver Offboarding Prozess hilft Unternehmen, ihre Sicherheitsrisiken zu reduzieren, indem es die Datensicherheitsverpflichtungen der Mitarbeiter, einschließlich Geheimhaltungs- und Geschäftsgeheimnisvereinbarungen, in Erinnerung ruft. Die Offboarding Checkliste von Factful hilft Unternehmen dabei, ausscheidende Mitarbeiter von den relevanten Zugängen zu entfernen – lade die vollständige Checkliste hier herunter.

2 – Wissenserhalt

Typischerweise ist Fluktuation den Verlust von Erfahrung. Ein großteil des institutionellen Wissens ist nicht verschriftlicht und Netzwerkverbindungen gehen ebenfalls verloren. Die Harvard Business Review berichtete kürzlich über ein großes US-amerikanisches Unternehmen. Das Unternehmen berichtete darüber, dass eine Welle von 700 Pensionierungen die anstehen, dem Verlust von 27.000 Jahren Erfahrung entsprechen würde (Leonard. et. al., 2014).

Ein formales Verfahren, das Wissen von ausscheidenden zu weiterbeschäftigten Mitarbeitern transferiert, ist essentiell. Die Experten von Factful sehen immer wieder, dass ein Offboarding Prozess eine perfekte Möglichkeit ist dieses Ziel zu erreichen. Um einen sog. “Brain Drain” zu verhindern, bedarf es eines effektiven Stakeholder-Managements. Es müssen klare Botschaften gesendet werden und alle Beteiligten müssen an Bord geholt werden.

Wir von Factful haben ein umfangreiches Onboarding Programm entwickelt, um die Produktivität der neuen Mitarbeiter zu erhöhen. Es bleibt jedoch wahr, dass Neuankömmlinge Zeit brauchen, um das Produktivitätsniveau ihrer ausscheidenden Kollegen zu erreichen – eine Allied Workforce Mobility Survey schätzte einen Durchschnitt von acht Monaten.

3 – Konstruktives Feedback

Die Experten von Factful haben ausführlich über Exit Interviews (Austrittsgespräche) geschrieben. Exit Interviews sind eine gut Möglichkeit Feedback zu geben. Und zu erhalten! Vergiss nicht: Feedback is a gift!

Wir von Factful sehen immer wieder, dass das Potenzial von Exit Interviews nicht erkannt wird. Viele Unternehmen versuchen fast krampfhaft Austrittsgespräche zu vermeiden. Dabei kann sich die gesamte Organisation dadurch verbessern. Ziel ist die Produktivität zu steigern und die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren.

Motiviert durch den Wunsch Kollegen zu loben und ihr Arbeitsumfeld zu verbessern, sind ausscheidende Mitarbeiter in der Regel bereit wirklich hilfreiche Erkenntnisse zu teilen. Der Profiteur dieses Feedbacks ist das Unternehmen. Wenn die Erkenntnisse analysiert werden, können sinnvolle Maßnahmen abgeleitet werden, um an den richtigen Stellschrauben zu drehen. 

Factful Tipp: Die Antworten lassen sich am besten mit den Trends des jeweiligen Marktes vergleichen. Um diese Faktoren zu verstehen, die ausgehende Mitarbeiter zur Konkurrenz ziehen.

Ebenso – und mit Blick auf ihre neue Rolle – haben viele ausscheidende Mitarbeiter einen Appetit auf konstruktives Feedback zu ihrer eigenen Leistung. 

Die Experten von Factful haben einen umfassenden Überblick über Best Practices, effektive Fragetechniken und Risikominderung in Austrittsgesprächen entwickelt. Hier kannst du auf kostenlose Downloads zugreifen und mehr erfahren.

4 – Genauigkeit der Gehaltsabrechnung

Mitarbeiter verlassen das Unternehmen in der Regel in der Mitte des Geschäftsjahres, was den HR-Teams, die für die korrekte Abrechnung zuständig sind, potenzielle Kopfschmerzen bereitet. Über- und Unterbezahlung sind Fehler, die symptomatisch für ein schlecht geplantes oder schlecht ausgeführtes Offboarding Prozess sind.

Für die Mitarbeiter hinterlassen Abrechnungs- und Papierkram-Fehler einen bitteren Beigeschmack und machen die Bemühungen einer Organisation, ihren Abgang effektiv zu managen, zunichte. Die Risiken für den Ruf sind klar und in extremen Fällen können Unternehmen enorme Summen an Rechtskosten ausgeben, um zu viel gezahlte Löhne zurückzufordern.

Ein effektives Offboarding Prozess mildert diese Risiken und stellt sicher, dass Unternehmen ihre rechtlichen Verpflichtungen gegenüber ausscheidenden Mitarbeitern erfüllen. 

5 – Befürworter und Gegner

Ausscheidende Mitarbeiter fallen typischerweise in eines von zwei Lagern: erstens Befürworter – diejenigen, die anderen von deinem Unternehmen gut erzählen – und zweitens Gegner – diejenigen, die sich negativ über dein Unternehmen äußern. Ein gesunder Pool von Befürwortern generiert neue Bewerbungen von talentierten Personen, die den ehemaligen Mitarbeitern bekannt sind.

Glassdoor, die beliebte Website für Unternehmensbewertungen, berichtet, dass 83% der Nutzer aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind. Die Beweise zeigen, dass öffentliches Feedback sowohl für Arbeitssuchende als auch für potentielle Kunden wichtig ist. Ein Offboarding Prozess ist darauf ausgelegt, Befürworter und nicht Gegner zu schaffen.

In einigen Fällen kehren die „Befürworter“ zu ihren ehemaligen Arbeitgebern zurück. Solche Personen werden als „Bumerang-Mitarbeiter“ bezeichnet. Wie die Forschung von Arnold etl. al. nahelegt, sind Bumerang-Mitarbeiter für Arbeitgeber von großem Nutzen. Dank der Offboarding Prozesse sind sie ein wahrscheinlicheres Phänomen.

Wie sieht ein Offboarding-Prozess aus?

1 – Papierkram

Der Weggang eines Mitarbeiters bringt unvermeidlichen Papierkram mit sich, der sorgfältig durch ein Offboarding Prozess verfolgt werden muss. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören ein formelles Kündigungsschreiben, NDA-Vereinbarungen, Leistungen nach dem Ausscheiden und Gehaltsabrechnungen.

2 – Wissenstransfer

Großartiges Offboarding konzentriert sich auf den Wissenstransfer als mehr als ein einfaches Projekt-Update. Ein durchdachter Ansatz, um das Fachwissen und die Erfahrung des ausscheidenden Mitarbeiters zu erhalten, sollte in das Training einfließen und die Effizienz steigern.

3 – Austrittsgespräche

Ein ehrlicher Austausch von Feedback hilft dabei, Risiken zu identifizieren und die Motivation eines Mitarbeiters zu verstehen, das Unternehmen zu verlassen. Mit diesen Informationen können die Arbeitsbedingungen für weiterbeschäftigte Mitarbeiter verbessert werden, um die Fluktuation langfristig zu reduzieren.

4 – Rückgabe von Vermögenswerten

Sicherheit ist von größter Bedeutung, daher ist eine strukturierte Rückgabe aller physischen Geräte – zum Beispiel Laptops, Schreibtische und Schlüssel – unerlässlich. Ebenso wichtig ist die Beschränkung des Zugriffs auf Unternehmensserver und digitale Dateien.

5 – Anerkennung

Die Formalitäten eines gut strukturierten Entlassungsprogramms können von einer echten Würdigung der Leistungen des ausscheidenden Mitarbeiters in seiner Rolle ablenken. Dieser Schritt schafft eine mitfühlende Kultur und zeigt allen Mitarbeitern, dass sie wertgeschätzt werden.  

6 – Networking

Die Experten von Factful sind der Meinung, dass Mitarbeiter auch nach ihrem Ausscheiden einen Wert für ein Unternehmen darstellen. Alumni-Veranstaltungen und Networking-Programme erleichtern den Austausch von Fähigkeiten, erzeugen Goodwill und locken neue Talente in dein Unternehmen.

7 – Die zeitliche Abfolge dieser Schritte ist wichtig

Sie ermöglicht es, den maximalen Wert aus einem ausscheidenden Mitarbeiter herauszuholen und minimiert das Risiko.

Wann ist der beste Zeitpunkt zum Offboarding?

Der Offboarding-Prozess beginnt an dem Punkt, an dem der Mitarbeiter die Kündigung erhält oder sie ihm mitgeteilt wird. Es lassen sich zwei Kategorien unterscheiden:

Handelt es sich um einen freiwilligen Austritt – der Ruhestand ist ein häufiges Beispiel – hat ein Unternehmen wenig Kontrolle über diesen Zeitpunkt. 

Im Falle einer unfreiwilligen Kündigung sollten der Zeitpunkt und die Botschaft des Unternehmens sorgfältig bedacht werden. 

In beiden Fällen folgt das Offboarding typischerweise dem gleichen Zeitplan. Factful hat eine kostenlose Offboarding-Checkliste erstellt, die einen Zeitplan und Aktionslisten enthält. Um sie herunterzuladen, klicke hier.

Die Experten von Factful entwerfen personalisierte Offboarding Prozesse, die wirklich funktionieren. Erfahre hier mehr.